5 étapes pour éviter le dérapage de vos projets digital learning

Vous le savez, l’un des risques majeurs lorsqu’on démarre un projet de digital learning, c’est que le processus déraille du fait d’un pilotage défaillant. Les conséquences peuvent être plus ou moins graves, allant d’un simple décalage de planning à une plus-value financière, en passant par une communication devenue difficile ou un module inefficace…

Chez KSIRI learning, nos équipes sont rompues à la gestion de projet ; c’est ainsi que nous vous donnons quelques clés pour réussir votre projet de digital learning !

1 / Qualification du projet

Incontournable, elle débute par l’expression du besoin : vous avez besoin de former vos collaborateurs sur un sujet donné mais aucun produit n’existe en interne.

Dans un premier temps, il vous faudra donc :

• Analyser le besoin
• Déterminer les phases du projet
• Analyser les tâches et les contenus disponibles
• Identifier les intervenants et évaluer la charge de travail
• Analyser les populations cibles
• Formuler les objectifs pédagogiques
• Élaborer le calendrier
• Analyser les aspects techniques et organisationnels
• Analyser les risques

Vous formalisez ensuite votre besoin à travers le cahier des charges de votre projet.

Vous y indiquez notamment :

• Les détails de votre projet (type de contenus à digitaliser, volumétrie, état de la matière existante / à construire, objectifs pédagogiques et compétences opérationnelles visés, langue(s) de diffusion, etc.)
• Le niveau de qualité attendu
• Le public-cible (fonctions, périmètre géographique, niveau de maîtrise du sujet)
• Les contraintes techniques (devices envisagés – PC, tablette, smartphone -, environnement technique, éventuellement choix de l’outil auteur)
• La deadline à respecter (si possible indiquer quelques dates clés comme la date de prise de décision, la date de lancement envisagée, la date de livraisons des modules finaux, etc.)

Vous aurez identifié au préalable les prestataires potentiels pour votre projet*. L’offre est pléthorique mais soyez vigilants quant à la qualité et au sérieux de certaines agences !

Vous avez réceptionné les offres des prestataires. Il vous reste à sélectionner la meilleure proposition. Idéalement vous aurez élaboré une liste de critères de choix vous aidant à faire cette sélection.

* La démarche reste la même si vous travaillez avec un service interne de votre société, la sélection en moins.

2 / Lancement du projet

C’est le jour J. Vous êtes tous réunis autour de la table pour lancer votre projet.

De quoi allez-vous parler ? À ce stade, le prestataire vous sollicite beaucoup. Il :

• Analyse finement vos besoins afin de construire une formation sur mesure ;
• Débriefe sur l’approche graphique et la tonalité pédagogique attendus ;
• S’approprie la matière existante avec l’aide de l’expert ;
• Fait un point sur vos contraintes techniques et le cas échéant proposer des solutions ;
• Etudie la matière fournie et valide avec vous la volumétrie envisagée ;
• Présente la méthodologie de projet qui sera adoptée ;
• Etablit le rétroplanning du projet.

À l’issue de cette première phase, un document de cadrage formalise le périmètre de votre projet.

3 / Conception pédagogique

Elle se déroule en 2 phases :

• D’abord la conception générale, lors de laquelle le prestataire formalise ses préconisations en détaillant le contexte du projet (enjeux, objectifs opérationnels et pédagogiques…), l’approche pédagogique, l’approche graphique, l’approche technique, ainsi que le synopsis détaillé du module.
• Puis la conception détaillée, lors de laquelle le story-board du futur module est rédigé.

Pensez bien à réunir toutes les parties prenantes du projet pour valider les livrables dans le temps imparti et avant de passer à la suite ! C’est l’une des clés de la réussite de votre projet !

4 / Développement multimédia

Vous avez validé le story-board. Il est donc temps pour le prestataire de produire les médias (sons, graphismes, vidéos…) et développer les écrans dans l’outil auteur retenu.

Cette étape se clôt par la phase de recette, lors de laquelle vous vous assurez que le produit livré est parfaitement conforme au story-board précédemment approuvé. Un story-board le plus détaillé possible ainsi qu’une communication régulière avec votre prestataire pendant le déroulé du projet sont les garants d’une recette sans surprise !

5 / Déploiement auprès du public-cible et ROI

Votre module est désormais diffusé auprès de votre public-cible. Mais est-ce la fin du projet ? Pas tout à fait. Il vous reste à collecter les retours des apprenants sur cette formation :

• Est-elle jugée de qualité suffisante ?
• Est-elle efficace ?
• Les compétences visées ont-elles été acquises sur le long terme ?
• Etc.                                  

Autant de points qui vous permettront d’améliorer vos formations !

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